Program Sistem

BAB I

PENDAHULUAN

I.          Latar Belakang Masalah

Berkembangnya usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh perusahaan.

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Menurut Mcleod, 1998,         

Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (Mcleod, 1998).

Menurut Mulyadi, 2001,

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Menurut Mathiassen Lars, 2000,

Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface.

SISTEM PENJUALAN

Sistem penjualan yaitu sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi penjualan yaitu sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya tagihan/piutang dagang

Sistem penjualan barang yaitu suatu sistem penjualan, melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku

APOTEK FARMASI RSUD SULTAN IMANUDDIN P. BUN

Pengertian apotek menurut (Kepmenkes RI) No. 1332/MENKES/SK/X/2002, Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat. Yang di maksud pekerjaan kefarmasian diantaranya pengadaan obat penyimpanan obat, pembuatan sediaan obat, peracikan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi serta memberikan informasi kepada masyarakat mengenai perbekalan kefarmasian yang terdiri dari obat, bahan obat, obat tradisional, alat kesehatan dan kosmetik. Tidak hanya menjalankan pekerjaan kefarmasian tetapi tugas pokok dan fungsi apotek juga harus dijalankan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan standard  prosedur yang telah ditetapkan.

Nama Apotek yang akan saya bahas dalam makalah ini adalah

Nama Apotek : Instalsi Farmasi RSUD Sultan Imanuddin

Alamat             : Jalan Sultan Syarir NO. 17 Pangkalan Bun.

Pemilik Sarana Apotek :

Nama             : RSUD Sultan Imanuddin Pangkalan Bun

Alamat           :  Jalan Sultan Syarir NO. 17 Pangkalan Bun.

Apoteker Pengelola Apotek :

Nama               :  Soufia Ardiani, S.Si.,Apt ( Kepala Instalasi Farmasi )

Alamat             :  Jl. Sultan Syahrir No. 17 Pangkalan Bun

Apoteker Pendamping :

Nama   `           :   Fahrina, S.Farm.,Apt

Alama                :  Jl. Ahmad Wongso RT. 18 Kel. Madurejo

Jam Buka dan Kunsultasi Apotek

Jam buka apotek setiap harinya antara 07.00 sampai 21.00 WIB hari ahad dan hari libur tetap buka kecuali hari besar agama, yang dibagi menjadi 2 sift, yaitu :

Sift 1 : 07.00 – 14.00 WIB

Sift 2: 14.00 – 21.00 WIB

Pengelolaan yang biasa dilakukan di apotek antara lain :

1.   Pengadaan

Apotek menggunakan sistem pemesanan salesman yang datang langsung datang ke apotek atau melalui pesawat telepon untuk memenuhi pengadaan barang. Masalah yang sering dihadapi di apotek dalam pengadaan yaitu, keterlambatan dalam pengadaan obat yang di sebabkan oleh kekosongan pabrik, dalam mengatasi masalah ini dilakukan dengan cara memesan obat dari jauh-jauh hari dan tidak menunggu stok obat tersebut kosong.

2.   Penyimpanan

Untuk penyimpanan sediaan obat dan alat kesehatan di apotek disusun berdasarkan abjad, bentuk sediaan dan stabilitas atau kesesuaian suhu pada penyimpanan obat.

1)   Golongan obat

Penyimpanan obat berdasarkan golongan obat, seperti obat bebas, bebas terbatas obat keras dan obat narkotik. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar yang di tetapkan.

2)  Abjad

Penyimpanan obat berdasarkan abjad, seperi obat yang di beli bebas sampai obat yang harus di sertai dengan resep dokter. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar yang di tetapkan.

3)  Bentuk sediaan

Penyimpanan obat berdasarkan bentuk sediaannya, seperti sirup bebas, sirup ASKES, salep, injeksi, cairan dan lain-lain. Tidak mengalami masalah yang berarti dan sesuai dengan standar yang di tetapkan.

4)  Suhu

Penyimpanan obat berdasarkan suhu penyimpanan agar obat tidak rusak, seperti suppositoria dan insulin disimpan dalam lemari es, supaya tidak merusak bentuk dan khasiatnya. Dalam hal ini Penulis tidak melakukan pengecekan terhadap penyimpanan berdasarkan suhu.

3.    Penyaluran

Penyaluran obat di apotek di bagi  menjadi 2 macam cara, diantaranya :

1)   Resep

      Resep yang dilayani ada 2 yaitu resep ASKES dan non ASKES

2)   Non resep

Pembelian obat yang dilakukan tidak menggunakan resep atau penjualan obat bebas. Masalah yang sering dihadapi adanya penyaluran obat Psikotropika yang disalurkan bebas tanpa menggunakan resep dokter maupun petunjuk dokter, penyaluran itu tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.   Pelaporan

Pelaporan di apotek antara lain :

1)   Laporan harian merupakan laporan yang berisikan tentang barang yang terjual, pengeluaran dan pemasukan obat yang masuk. Laporan harian yang dilakukan telah sesuai dengan jumlah obat yang masuk dan keluar setiap harinya.

2)   Laporan bulanan biasanya berisi tentang laporan obat golongan Narkotika, Psikotropika yang masuk dan keluar selama satu bulan.

II.           Perumusan Makalah

Berdasarkan latarbelakang yang telah dijabarkan diatas, maka permasalahan yang akan dikaji adalah Sistem Penjualan, , Jenis Penjualan Barang pada Apotek Pharingga, unit organisasi dan Dokumen yang digunakan, Prosedur, Flowchart, narasi dan SPI.

III.        Tujuan Makalah

Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi Tugas Sistem Akuntansi yang diberikan  oleh  Bapak Ilham Koentarto, SE., Akt. CA  dosen Sistem Akuntansi kepada Mahasiswa.

BAB II

PEMBAHASAN

I.                   JENIS PENJUALAN BARANG

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah Apotek yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Apotek  ini yaitu :

• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier   dan langsung dikirim ke customer.

• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang           

• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

II.                STRUKTUR ORGANISASI APOTEK

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB TIAP TIAP BAGIAN

1.      Direktur / Pemilik Apotek

a.       Bertanggungjawab terhadap semua kegiatan dan mengkoordinir semua bagian

b.      Menunjuk dan mengangkat semua personel untuk tugas atau jabatan yang sesuai dengan struktur organisasi

c.       Mengawasi dan menjamin stabilitas seluruh bagian yang ada dalam apotek

2.      Kepala / Apoteker Pengelola

a.       Mengawasi jalannya operasional apotek

b.      Mengevaluasi apotek berdasarkan dari laporan yang diterima dalam kurun waktu tertentu

c.       Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk perkembangan apotek

3.      Assisten Apotek

Orang yang bertugas sebagai pembuat/ menyiapkan obat yang diterima dari bagian penjualan sesuai dengan resep maupun non resep dari konsumen, dimulai dari melihat kelengkapan obat, menyiapkan obat dan mengemas obat.

4.      Bagian Penjualan / Kasir

a.       Mengenal produk dan barang yang akan dijual secara baik.

b.      Melayani konsumen dengan melayani permintaan obat resep maupun non resep

5.      Bagian Gudang

Bagian gudang merupakan bagian dari Staff apotek, dalam hal ini yaitu bagian yang bertanggungjawab atassegala macam kegiatan yang terjadi dibagian gudang. Tugas dan tanggungjawabnya yaitu membuat surat pemesanan obat, mendistribusikan barang ke bagian penjualan, melakukan kordinasi dengan bagian pembelian dan penjualan.

6.      Bagian Pembelian

a.       Melakukan pemesanan obat kepada supliyer

b.      Melakukan negosiasi harga ke supliyer dan mencari harga yang sesuai atau kompetetif, sehingga dapat menaikan keuntungan dari penjualan barang.

III.           PROSEDUR PENJUALAN

1.      Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

a.       Menerima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

b.      Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

c.       Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order

d.      Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

e.       Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2.      Bagian Kredit

a.       Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

b.      Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit

c.       Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi

d.      Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

e.       Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

3.      Bagian Stok dan Delivery

a.       Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan

b.      Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

c.       Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

d.      Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit

e.       Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

f.       Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

g.      Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan

h.      Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4.      Bagian Gudang

a.       Menerima Perintah/Permintaan Barang

b.      Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

c.       Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

d.      Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

5.      Bagian Transportasi

a.       Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

b.      Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo

c.       Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

d.     Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier

e.       Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

f.       Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

g.      Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

h.      Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

i.        Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)

j.        Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6.      Penjualan Barang dari Stok Gudang

a.       Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

b.      Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.

c.       Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

d.      Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.

e.       Menyerahkan barang kepada customer

f.       Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

g.      Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

h.      Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)

i.        Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

7.      Bagian Invoice / Faktur

a.       Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server

b.      Menerbitkan faktur pajak.

c.       Menerbitkan listing penjualan harian

d.      Mendistribusikan Dokumen

8.      Bagian Administrasi Keuangan

1. Bagian Piutang

a.       Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

b.      Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang

c.       Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

d.      Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

e.       Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

f.       Membuat surat penagihan

2. Bagian buku besar

     a. Bagian Jurnal Penjualan

1)      Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

2)      Menerima copy Faktur Pajak.

3)      Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

     b. Bagian Jurnal Pembelian

1)      Menerima Copy Po dari bagian pembelian

2)      Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan

3)      Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

9.      Bagian Pengolahan IT / Data Elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

IV.             DOKUMEN

Dokumen – dokumen yang digunakan di Apotek Pharingga

1.      Kwitansi

2.      Faktur Penjualan

3.      Nota Pembelian dari Toko

4.      Surat Pemesanan Obat

5.      Faktur Pembelian dari PBF

6.      Kartu Stok Barang / Obat

7.      Blanko Nota Penjualan Obat

8.      Blanko Kwitansi dan Copy Resep

9.      Blanko Pemesanan Psikotropik

10.  Blanko Pemesanan Narkotik

11.  Blanko Catatan Pemjualan

12.  Blanko Catatan Pembelian

13.  Blanko Catatan Keuangan

14.  Blanko Catatan Untuk Narkotika

15.  Blanko Catatan Psikotropik

16.  Absensi Pegawai

17.  Buku Barang Datang

18.  Buku Rekap Piutang / Buku Lukaso

19.  Buku Rekam Medik

20.  Buku Pembelian Cash

21.  Buku Pembelian Konsinyasi

22.  Buku Resep

23.  Buku Pengiriman Barang

V.                FLOWCHART

 

VI.             SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem Pengendalian Intern adalah suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern :

1.  Menjaga kekayaan organisasi.

2.  Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.  Mendorong efisiensi.

4.  Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mempelajari dan menilai penerapan struktur pengendalian intern yang dilaksanakan oleh apotek yang berhubungan dengan penjualan obat-obatan serta untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan dari struktur pengendalian intern yang sudah ada.

Dalam penelitian ini metode analisis yang digunakan adalah metode analisis diskriptif pada pendekatan kualitatif, dengan tahapan analisis sebagai berikut:

1.      Menganalisa struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang yang ada di Apotek.

2.      Menganalisa bagaimana sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup (berdasarkan prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, dan pengontrolan).

3.      Menganalisis praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4.      Menganalisis karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

 Hasil dari analisis yang telah dilakukan menyatakan bahwa Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan di Apotek Pharingga belum baik. Hal ini dapat dilihat dari masih terdapat perangkapan jabatan pada bagian penerimaan dan bagian penyimpanan barang (bagian gudang), kemudian Apotek Pharingga masih belum membentuk secara khusus team sebagai Pengendalian Intern untuk pemeriksaan mendadak terhadap catatan persediaan sehingga memperkecil adanya penyelewengan yang ada dalam Apotek tersebut, banyaknya tanggung jawab yang dibebankan pada pimpinan Apotek dan kurangnya bukti-bukti, baik yang berupa formulir-formulir/ faktur-faktur yang digunakan sebagai arsip serta tidak adanya SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) .

BAB III

PENGEMBANGAN

Berdasarkan hasil pembahasan diatas, agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan maka penulis menyarankan sebaiknya Apotek Farmasi RSUD Sultan Imanuddin Pangkalan Bun membuat struktur organisasi yang dapat memisahkan wewenang dan tanggung jawab agar tidak terjadi perangkapan fungsi dalam satu departemen, Apotek Farmasi RSUD Sultan Imanuddin Pangkalan Bun seharusnya membentuk suatu team sebagai Pengendalian Intern yang melakukan pemeriksaan mendadak terhadap terhadap catatan dan persediaan obat untuk meminimalisir adanya resiko penyelewengan, menambah beberapa rangkap formulir dan membuat SPPH yang ditujukan untuk supplier guna mendapatkan potongan harga.

BAB IV

PENUTUP

A.            Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada Apotek Farmasi RSUD Sultan Imanuddin Pangkalan Bun mengenai perancangan sistem  penjualan  dapat diambil kesimpulan bahwa:

Sistem pengendalian intern dilihat dari organisasi dan sistem otorisasi. Dari segi organisasi, di Apotek Farmasi RSUD Sultan Imanuddin Pangkalan Bun tidak terdapat pemisahan fungsi dan wewenang yang jelas sehingga, kemungkinan karyawan berlaku tidak jujur sangat besar. Dari segi sistem otorisasi yang dilakukan, memberikan kemungkian manipulasi maupun kesalahan dalam pemberian harga, pencatatan dan penghitungan transaksi penjualan tunai. Sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat, dan relevan.

B.             Saran

Saran yang penulis ajukan demi pengembangan Sistem Penjualan di Apotek Pharingga masa mendatang adalah sebagai berikut:

Pengembangan Sistem Penjualan di Apotek Pharingga sangat diperlukan dengan Mantap, Intensif serta Bertanggungjawab untuk menyesuaikan dengan perkembangan apotek maupun perkembangan teknologi